هم‌افزایی پاور بی آی (Power BI) و اکسل (Excel) در مدیریت پروژه

هم‌افزایی پاور بی آی (Power BI) و اکسل (Excel)

راهنمای جامع مدیریت پروژه با اکسل در پاور بی آی

در دنیای پرشتاب مدیریت پروژه امروز، داده‌ها به عنوان شریان حیاتی عمل می‌کنند. توانایی جمع‌آوری، سازماندهی، تحلیل و بصری‌سازی مؤثر این داده‌ها می‌تواند تفاوت چشمگیری در موفقیت پروژه‌ها ایجاد کند. در حالی که اکسل (Excel) به عنوان یک ابزار جهانی و قدرتمند برای جمع‌آوری و مدیریت داده‌های خام شناخته می‌شود، پاور بی آی (Power BI) با قابلیت‌های بصری‌سازی پیشرفته، داشبوردهای تعاملی و ابزارهای تحلیلی قدرتمند خود، این داده‌ها را به بینش‌های عملی و قابل اقدام تبدیل می‌کند.

این مقاله یک راهنمای جامع در مورد نحوه استفاده بهینه از اکسل در کنار پاور بی آی برای مدیریت پروژه ارائه می‌دهد و نشان می‌دهد که چگونه ترکیب این دو ابزار می‌تواند به افزایش شفافیت، کارایی و تصمیم‌گیری آگاهانه در پروژه‌های شما کمک کند.

برای خرید لایسنس  Power BI کلیک کنید

اکسل (Excel): سنگ بنای داده‌های پروژه

اکسل به دلیل سادگی، انعطاف‌پذیری و دسترسی گسترده، همچنان یکی از پرکاربردترین ابزارها در فاز اولیه مدیریت پروژه است. مدیران پروژه از اکسل برای طیف وسیعی از وظایف مربوط به داده‌ها استفاده می‌کنند:

• ردیابی وظایف و وضعیت: ایجاد لیست جامع وظایف (Task List)، تعیین مسئولیت‌ها، تعیین تاریخ‌های شروع و پایان، و به‌روزرسانی وضعیت پیشرفت (Progress Status).
• بودجه‌بندی و پیگیری هزینه‌ها: ثبت دقیق هزینه‌های پروژه (Project Costs)، مقایسه با بودجه تخصیص یافته و تحلیل واریانس‌های بودجه.
• مدیریت منابع: تخصیص منابع انسانی و مادی به وظایف مختلف پروژه و پیگیری میزان استفاده از آن‌ها.
• برنامه‌ریزی اولیه و زمان‌بندی: ایجاد گانت چارت‌های (Gantt Charts) ساده یا برنامه‌های زمان‌بندی مقدماتی پروژه.
• ذخیره‌سازی داده‌های خام: نگهداری جزئیات مربوط به جلسات، ریسک‌ها (Risks)، مسائل (Issues) و تصمیمات (Decisions) پروژه.

انعطاف‌پذیری اکسل و امکان شخصی‌سازی گسترده، آن را به ابزاری عالی برای شروع کار با داده‌های پروژه، به خصوص در مقیاس‌های کوچک‌تر، تبدیل کرده است. با این حال، با افزایش پیچیدگی پروژه‌ها و حجم داده‌ها، اکسل در ارائه بصری‌سازی‌های پیشرفته، داشبوردهای تعاملی و تحلیل‌های عمیق، محدودیت‌هایی پیدا می‌کند. اینجا جایی است که پاور بی آی وارد عمل می‌شود.

پاور بی آی (Power BI): تحول داده‌ها به بینش‌های قابل اقدام

پاور بی آی (Power BI) ابزار هوش تجاری (Business Intelligence) قدرتمند مایکروسافت است که به کاربران امکان می‌دهد تا داده‌ها را از منابع مختلف (از جمله فایل‌های اکسل) متصل کرده، مدل‌سازی کنند، و بصری‌سازی‌های پویا و داشبوردهای تعاملی ایجاد نمایند. هدف اصلی پاور بی آی تبدیل داده‌های خام به بینش‌های استراتژیک است که به تصمیم‌گیری‌های آگاهانه کمک می‌کند. پاور بی آی به دلیل رابط کاربری کشیدن و رها کردن (Drag-and-Drop)، قابلیت‌های اتصال گسترده داده و امکانات قدرتمند برای اشتراک‌گذاری و همکاری، در بین تحلیلگران داده، مدیران کسب‌وکارها و تیم‌های مدیریت پروژه محبوبیت فزاینده‌ای یافته است.

برای مشاهده پادکست آشنایی با کلان داده‌ها  در یوتیوب لینک زیر را کلیک کنید ⇓

⇐ ⇐ Introduction to Big Data 

نحوه استفاده از اکسل (Excel) در مدیریت پروژه Power BI:

هم‌افزایی اکسل و پاور بی آی یک رویکرد بسیار مؤثر برای مدیریت پروژه ارائه می‌دهد. اکسل به عنوان منبع داده اولیه و پایه عمل می‌کند و پاور بی آی این داده‌ها را به داشبوردهای بصری، گزارش‌های جامع و بینش‌های عملی تبدیل می‌کند. در اینجا مراحل کلیدی نحوه استفاده از اکسل در کنار پاور بی آی برای مدیریت پروژه آورده شده است:

1. ساختاردهی بهینه داده‌های پروژه در اکسل (Excel): پایه و اساس هر تحلیل موفقی، داده‌های تمیز و ساختاریافته است.

• فرمت‌بندی جدولی: اطمینان حاصل کنید که داده‌های شما در یک فرمت جدولی تمیز و منظم در اکسل قرار دارند. هر ستون باید یک نوع داده مشخص (مانند تاریخ، عدد، متن) داشته باشد و هر ردیف باید یک رکورد منحصربه‌فرد را نشان دهد. از ادغام سلول‌ها خودداری کنید.
• سربرگ‌های واضح: از سربرگ‌های ستون‌های واضح و توصیفی استفاده کنید (مثلاً “شناسه وظیفه”، “نام وظیفه”، “مسئولیت”، “درصد تکمیل”، “تاریخ تحویل”).
• استفاده از جدول‌های اکسل (Excel Tables): داده‌های خود را در اکسل به صورت “Table” فرمت کنید (با انتخاب داده‌ها و رفتن به Insert > Table). این کار به پاور بی آی کمک می‌کند تا محدوده داده‌ها را به درستی تشخیص دهد و به‌روزرسانی‌های آینده را تسهیل کند.
• تفکیک داده‌ها در برگه‌های مجزا: برای حفظ سازماندهی، هر نوع داده اصلی پروژه (مانند وظایف، هزینه‌ها، ریسک‌ها، منابع) را در برگه‌های جداگانه اکسل نگه دارید.
• پاکسازی و اعتبارسنجی داده‌ها: قبل از وارد کردن به پاور بی آی، مطمئن شوید که داده‌ها تمیز، کامل و بدون خطا هستند. این شامل مدیریت مقادیر گم شده، تصحیح خطاهای املایی و اطمینان از یکپارچگی فرمت‌های تاریخ و عدد است.

2. اتصال اکسل (Excel) به پاور بی آی (Power BI): پاور بی آی امکان اتصال آسان و مستقیم به فایل‌های اکسل را فراهم می‌کند.

• در Power BI Desktop: روی “Get data” کلیک کنید و “Excel workbook” را انتخاب کنید.
• انتخاب فایل و برگه‌ها: فایل اکسل حاوی داده‌های پروژه خود را انتخاب کرده و سپس برگه‌ها یا جدول‌هایی که می‌خواهید وارد کنید را تیک بزنید.
• بارگذاری یا تبدیل داده‌ها: می‌توانید داده‌ها را مستقیماً “Load” کنید یا برای تحلیل و پاکسازی بیشتر، آن‌ها را در “Power Query Editor” (با کلیک بر روی “Transform data”) باز کنید. توصیه می‌شود از Power Query برای اعمال هرگونه تغییر، ادغام داده‌ها یا ایجاد ستون‌های محاسبه شده قبل از بارگذاری نهایی به مدل Power BI استفاده کنید.

3. مدل‌سازی داده‌ها در پاور بی آی (Power BI): پس از وارد کردن داده‌ها، مدل‌سازی آن‌ها در پاور بی آی برای ایجاد روابط و محاسبه معیارهای پیچیده ضروری است.

• ایجاد روابط (Relationships): اگر از چندین برگه اکسل استفاده کرده‌اید، روابط بین جداول را در نمای “Model” پاور بی آی ایجاد کنید. این کار به پاور بی آی اجازه می‌دهد تا داده‌ها را بین جداول مرتبط کند.
• ایجاد معیارهای (Measures) و ستون‌های محاسبه شده (Calculated Columns) با DAX: از زبان DAX (Data Analysis Expressions) برای ایجاد معیارهایی مانند “درصد تکمیل واقعی”، “انحراف بودجه” یا “پیشرفت پروژه” استفاده کنید. این قابلیت پاور بی آی قدرت تحلیل شما را افزایش می‌دهد.

4. بصری‌سازی داده‌های پروژه در پاور بی آی (Power BI): اکنون می‌توانید شروع به ایجاد بصری‌سازی‌های قدرتمند و داشبوردهای تعاملی از داده‌های اکسل خود در پاور بی آی کنید.

• داشبوردهای وضعیت پروژه: ایجاد داشبوردهای جامع برای نمایش وضعیت کلی پروژه، شامل پیشرفت وظایف، وضعیت بودجه، ریسک‌های کلیدی و مسائل باز. از نمودارهای گانت (با استفاده از ویژوال‌های سفارشی)، نمودارهای میله‌ای، خطی و کارت‌های KPI (Key Performance Indicator) استفاده کنید.
• تحلیل هزینه: بصری‌سازی هزینه‌های واقعی در مقابل بودجه، شناسایی دلایل انحراف و پیش‌بینی هزینه‌های آینده. این پاور بی آی بهینه‌سازی مالی را ممکن می‌سازد.
• مدیریت منابع: ایجاد نمودارهایی برای نمایش تخصیص منابع، بار کاری تیم‌ها و شناسایی منابع تحت فشار یا آزاد.
• تحلیل ریسک و مسئله: بصری‌سازی ماتریس ریسک، پیگیری مسائل باز و روند حل آن‌ها.
• داشبوردهای تعاملی: از فیلترها (Filters)، بخش‌بندی‌کننده‌ها (Slicers) و اقدامات (Actions) در پاور بی آی استفاده کنید تا داشبوردهای شما پویا و تعاملی باشند و به کاربران اجازه دهید داده‌ها را بر اساس نیاز خود کاوش کنند.

5. انتشار و اشتراک‌گذاری داشبوردهای پروژه در پاور بی آی (Power BI Service): پس از ایجاد داشبوردها، می‌توانید آن‌ها را منتشر کرده و با ذینفعان پروژه به اشتراک بگذارید.

• انتشار به Power BI Service: گزارش‌های خود را از Power BI Desktop به Power BI Service (سرویس ابری پاور بی آی) منتشر کنید.
• تنظیم دروازه داده (Data Gateway): اگر فایل اکسل شما در شبکه محلی ذخیره شده است، برای به‌روزرسانی خودکار داده‌ها در پاور بی آی سرویس، نیاز به تنظیم یک دروازه داده خواهید داشت.
• اشتراک‌گذاری و همکاری: داشبوردها را با اعضای تیم و ذینفعان به اشتراک بگذارید، مجوزهای دسترسی را مدیریت کنید و امکان مشاهده، تعامل یا حتی ساخت گزارش‌های جدید را فراهم کنید.

مزایای استفاده ترکیبی از اکسل (Excel) و پاور بی آی (Power BI):

• قدرت جمع‌آوری و بصری‌سازی: ترکیب سادگی اکسل در جمع‌آوری داده با قدرت بی‌نظیر پاور بی آی در تحلیل و بصری‌سازی.
• بینش‌های عمیق‌تر: تبدیل داده‌های خام اکسل به داشبوردهای پویا و گزارش‌های جامع که بینش‌های عملی ارائه می‌دهند.
• بهبود ارتباطات: ارائه وضعیت پروژه به صورت بصری و قابل فهم برای همه ذینفعان، حتی کسانی که دانش فنی کمی دارند.
• تصمیم‌گیری آگاهانه‌تر: دسترسی آسان و سریع به اطلاعات کلیدی پروژه برای تصمیم‌گیری‌های استراتژیک‌تر و به‌موقع.
• انعطاف‌پذیری و مقیاس‌پذیری: حفظ انعطاف‌پذیری اکسل برای داده‌های کوچک و خاص، در حالی که از مقیاس‌پذیری و قدرت پاور بی آی برای تحلیل و مدیریت داده‌های بزرگ‌تر و پیچیده‌تر بهره می‌برید.

نتیجه‌گیری:

مدیریت پروژه در عصر دیجیتال نیازمند رویکردهای داده‌محور است. با هم‌افزایی استراتژیک اکسل (Excel) به عنوان ابزاری برای جمع‌آوری و سازماندهی داده‌ها، و پاور بی آی (Power BI) به عنوان پلتفرمی برای تحلیل قدرتمند و بصری‌سازی جذاب، مدیران پروژه می‌توانند به سطح جدیدی از شفافیت، کارایی و اثربخشی دست یابند.

این ترکیب به شما امکان می‌دهد تا نه تنها وضعیت پروژه را ردیابی کنید، بلکه بینش‌های عمیقی از عملکرد پروژه به دست آورید و تصمیمات آگاهانه‌تری برای هدایت پروژه‌های خود به سمت موفقیت اتخاذ کنید. با پاور بی آی و اکسل در کنار یکدیگر، شما یک تیم قدرتمند برای مدیریت داده‌های پروژه در اختیار خواهید داشت که به شما امکان می‌دهد پروژه‌های خود را با دقت و اثربخشی بیشتری به پایان برسانید.

آیا هنوز می خواهید بیشتر یاد بگیرید؟ نگران نباشید، آموزش Power BI به شما در درک بهتر ابزار کمک می کند. برای این منظور، ما ویدیوهایی در YouTube داریم که می‌توانید برای درک عملی بهتر از PowerBI از آنها دیدن کنید. اگر علاقه مند به آموزش پاور بی آی هستید، روی لینک زیر کلیک کنید تا در مورد آموزش Power BI VISTA بیشتر بدانید. همچنین می‌توانید با عضویت در کانال YouTube ما، مطالب رایگان بیشتری دریافت کنید.

دوره آموزشی هوش تجاری با Power BI »کلیک کنید« یک برنامه جامع است که بر توسعه مهارت در تجزیه‌ و تحلیل داده‌ها، تجسم و گزارش سازی و گزارش دهی و دشبوردسازی با استفاده از ابزار Power BI تمرکز دارد.

سپاسگذاریم از وقتی که برای خواندن این مقاله گذاشتید.

برای خرید لایسنس پاور بی ای Power BI کلیک کنید

برای مشاهده ویدیوهای آموزشی داده کاوی و هوش تجاری ما را در شبکه های اجتماعی دنبال کنید

Youtube Chanel :VISTA Data Mining 

Aparat Chanel: VISTA Data Mining 

Instagram Chanel: VISTA Data Mining

Telegram Chanel: VISTA Data Mining 

Linkedin Chanel: VISTA Company